Aviz de insotire a marfii – un document important, dar adesea subestimat. În realitate, avizul de insotire a marfii stă la baza întregului flux logistic și comercial, fiind dovada oficială a mișcării fizice a bunurilor.
Fie că transferi produse între puncte de lucru, livrezi marfă către clienți sau coordonezi fluxul de producție, avizul reprezintă dovada oficială a mișcării fizice a bunurilor. În multe industrii, acest document merge mână în mână cu utilizarea unui cantar auto, care asigură acuratețea greutății încărcăturii și confirmă datele înscrise în aviz.
Deși la prima vedere pare doar un formular standard, importanța sa este uriașă. Lipsa unui aviz insotire marfa poate genera blocaje în contabilitate, erori în gestiunea stocurilor sau chiar sancțiuni în cazul unui control din partea autorităților. Practic, este „pașaportul” oricărei încărcături aflate în tranzit.
În acest articol vei descoperi tot ce trebuie să știi despre avizul de însoțire a mărfii: ce este, ce informații trebuie să includă, în ce situații se utilizează, cum se completează corect și cum te ajută în organizarea eficientă a stocurilor și transporturilor.
Aviz de insotire a marfii: ce este si de ce e necesara intocmirea?
Avizul de însoțire a mărfii este un document contabil și logistic prin care se justifică deplasarea fizică a bunurilor de la o locație la alta, fără ca această mișcare să reprezinte în mod obligatoriu o tranzacție comercială finalizată. Practic, este documentul care arată că marfa se află în tranzit în baza unei operațiuni interne sau comerciale, dar care nu este încă acoperită de o factura.
Acest aviz confirmă faptul că bunurile transportate sunt înregistrate în gestiunea companiei și că deplasarea lor este autorizată, fie că este vorba despre un transfer între două puncte de lucru, o livrare către client, un retur către furnizor sau activități precum prelucrare, service, montaj ori verificare.
De asemenea, avizul de însoțire a mărfii este obligatoriu în orice tip de transport, atunci când produsele se mișcă înainte de emiterea facturii sau în lipsa acesteia. Documentul include date esențiale despre expeditor, destinatar, natura bunurilor, cantități, greutate (determinată uneori cu ajutorul cântarului auto), precum și scopul transportului, asigurând astfel trasabilitatea completă a mărfii.
Pe baza avizului de insotire a marfii se reduc riscurile de neconcordanță în gestiunea stocurilor, previne sancțiunile la control și facilitează o evidență corectă a bunurilor aflate în tranzit.
Când se folosește avizul de insotire a marfii?
Avizul de însoțire a mărfii este un document esențial care intervine în multiple situații, nu doar în cazul vânzărilor. Acesta servește drept justificare oficială pentru mișcarea bunurilor în diferite scenarii comerciale și logistice, având un rol crucial în asigurarea transparenței și conformității. Cele mai frecvente utilizări ale avizului sunt următoarele:
1. Livrare de marfă fără factură (facturare ulterioară)
Avizul de însoțire a mărfii este un document esențial în contabilitatea și logistica oricărei companii, utilizat pentru a justifica deplasarea bunurilor, chiar și atunci când acestea nu sunt vândute sau cedate cu titlu gratuit.
Documentul poate fi întocmit în două sau mai multe exemplare, astfel încât fiecare exemplu să însoțească marfa și să fie păstrat în compartimentul financiar-contabil și în punctul de destinație. În continuare, prezentăm principalele situații în care se folosește avizul de însoțire a mărfii, împreună cu modul în care contribuie la o gestiune corectă a bunurilor cedate cu titlu gratuit, valorilor materiale sau materialelor trimise pentru prelucrare:
2. Transfer de marfă între puncte de lucru
Avizul se utilizează și pentru transfer al valorilor materiale între două sau mai multe gestiuni ale aceleași unități sau între puncte de lucru dispersate teritorial. În acest caz, documentul poate fi completat cu date privind motivul transferului, locul de încărcare și descărcare, numele delegatului responsabil de transportul bunurilor și mijlocului de transport folosit. Avizul asigură că bunurile cedate sau altor valori materiale sunt înregistrate corect în gestiunea financiar-contabilă și că există o trasabilitate clară a acestora.
3. Expedierea de mostre, bunuri în custodie sau bunuri spre testare
Pentru mostre sau bunuri cedate cu titlu gratuit, precum mobilier trimis pentru shooting, produse promotionale sau mostre alimentare expediate pentru testare, avizul insotire marfa este documentul care justifică deplasarea. Acesta trebuie să includă datele de identificare ale bunurilor, cantitățile, codul de identificare, greutatea și scopul transportului (ex.: prelucrare la terți, demonstrații sau activități promoționale).
4. Retur de bunuri către furnizor
În cazul returnării de bunuri către furnizor, avizul însoțește marfa și confirmă expedierea produselor defecte sau neconforme. Acesta devine un document de gestiune a bunurilor cedate, fiind folosit pentru actualizarea stocurilor și pentru justificarea contabilă a valorilor materiale scoase temporar din gestiune.
5. Ieșirea bunurilor pentru prelucrare
Atunci când se trimit materiale pentru prelucrare la terți, cum ar fi materii prime sau componente pentru asamblare, model aviz de insotire a marfii servește ca document oficial pentru baza avizelor și pentru dispozitie de transfer. Acesta permite monitorizarea procesului și asigură că bunurile sunt prelucrate și returnate corect, menținând gestiunea valorilor materiale trimise.
6. Transportul bunurilor în cadrul prestărilor de servicii
În activitățile de servicii, precum trimiterea de scule, aparate sau echipamente pe șantier, avizul de însoțire a mărfii confirmă că bunurile nu sunt destinate vanzarii, ci pentru realizarea unei lucrări specifice. Documentul asigură trasabilitatea transportului și permite gestiunea valorilor materiale implicate în prestarea serviciilor.
7. Situații de inventariere, ajustare sau scoatere din gestiune
Avizul se utilizează și în cazuri de inventariere, ajustare sau scoatere din gestiune a bunurilor. Bunurile pot fi materiale dispersate teritorial sau produse pregătite pentru desfacere și trebuie să fie înscrise în baza avizelor pentru a asigura trasabilitatea în gestiunea financiar-contabilă și corectitudinea în contabilitatea valorilor materiale.
Ce trebuie să conțină avizul de însoțire a mărfii?
Conținutul unui aviz de însoțire a mărfii este standardizat, astfel încât documentul să fie recunoscut atât în contabilitate, cât și în cazul controalelor în trafic sau la punctele vamale. Un aviz complet și corect întocmit asigură trasabilitatea mărfurilor, previne erorile în gestiune și servește drept dovadă oficială a deplasării bunurilor.
Un aviz de însoțire a mărfii trebuie să includă următoarele elemente obligatorii. Urmează, deci, un model aviz de insotire a marfii:
1. Denumirea avizului de insotire a marfii
- titlul clar: „Aviz de însoțire a mărfii” pentru a nu crea confuzii cu alte formulare.
2. Datele de identificare ale emitentului
- denumirea firmei care expediază marfa.
- adresa sediului social sau a punctului de lucru de unde pleacă bunurile.
- codul de identificare fiscală (CUI) al companiei.
- numărul de înregistrare la Registrul Comerțului.
- ștampila companiei (opțional, dar recomandată pentru validitate suplimentară).
3. Numărul și data avizului
Pentru evidență internă și trasabilitate, fiecare aviz trebuie să aibă un număr unic și data emiterii.
4. Datele destinatarului
- enumirea firmei sau a persoanei fizice care primește bunurile.
- dresa completă de livrare sau de destinație.
- CUI-ul destinatarului (dacă este cazul, de exemplu în cazul altor companii).
5. Motivul transportului
Trebuie specificat scopul deplasării bunurilor: transfer între puncte de lucru, livrare de mostre, facturare ulterioară, returnare, prelucrare, prestare servicii etc.
6. Locul de încărcare și locul de descărcare
Informații clare despre punctul de plecare și destinația finală a mărfii.
7. Lista detaliată a bunurilor transportate
Fiecare produs trebuie să fie menționat explicit, cu informații precise:
- denumire produs
- cod produs (dacă este disponibil)
- cantitate
- unitate de măsură (UM)
- greutate (dacă este cazul, mai ales pentru transporturi cântărite pe cântar auto)
- valoarea bunurilor (opțional, dar recomandat în special pentru bunuri de valoare mare sau pentru controlul financiar).
8. Semnături
- emitentul – persoana care întocmește avizul și autorizează deplasarea bunurilor.
- expeditor/transportatorul – persoana responsabilă de livrarea fizică a mărfii.
- destinatar – persoana sau firma care recepționează bunurile și confirmă primirea lor.
Un aviz complet, detaliat și corect completat nu doar că respectă legislația în vigoare, dar și facilitează gestionarea stocurilor, urmărirea transporturilor și evitarea sancțiunilor în cazul controalelor.
Aviz de insotire a marfii model
Completarea corectă a avizului de însoțire a mărfii este esențială pentru trasabilitatea bunurilor, evidența gestiunii și respectarea legislației. Chiar dacă majoritatea companiilor folosesc programe de facturare și gestiune electronică, principiile de completare rămân aceleași. Fiecare detaliu trebuie să fie clar și precis, astfel încât documentul să poată fi folosit ca dovadă în contabilitate sau în cazul unui control.
1. Completezi datele firmei și ale destinatarului
Primul pas constă în înscrierea corectă și completă a informațiilor firmei emitente și ale destinatarului. Aceasta include denumirea, adresa, codul fiscal (CUI), numărul de înregistrare la Registrul Comerțului, dar și datele destinatarului. Precizia acestor informații justifică transportul și facilitează orice verificare ulterioară.
2. Specifici în mod clar motivul transportului
Este important să indici scopul deplasării bunurilor: livrare cu facturare ulterioară, transfer între puncte de lucru, returnare către furnizor, expediere de mostre, prestări de servicii etc. Acest detaliu nu doar că ajută contabilitatea să înregistreze corect operațiunea, dar este și esențial pentru eventualele controale ale autorităților precum ANAF sau ISCTR.
3. Enumeri exact produsele transportate
Fiecare produs transportat trebuie să fie menționat clar și fără aproximații. Trebuie să incluzi: denumirea produsului, codul, cantitatea, unitatea de măsură, greutatea și, acolo unde este relevant, valoarea bunurilor. Aceste informații trebuie să corespundă exact cu ceea ce se află fizic în vehicul sau pe palet. Acest pas previne erorile de inventariere și eventualele dispute cu clientul sau transportatorul.
4. Adaugi numărul vehiculului și numele transportatorului
Deși nu este obligatoriu în toate situațiile, menționarea numărului vehiculului și a numei șoferului/transportatorului este o practică recomandată. Aceasta permite identificarea rapidă a mijlocului de transport și a persoanei responsabile în cazul oricărei neconcordanțe sau controale în trafic.
5. Oferi avizul însoțitorului transportului
Documentul trebuie să însoțească marfa pe toată durata transportului. Șoferul sau persoana responsabilă de livrare trebuie să aibă asupra sa avizul, pentru a putea demonstra legal și rapid proveniența și destinatia bunurilor pe parcursul deplasării.
6. La destinație se aplică semnătura de primire
Odată ce marfa ajunge la destinație, destinatarul semnează avizul, confirmând primirea bunurilor. Semnătura transformă documentul într-un justificativ oficial pentru scăderea bunurilor din gestiunea emitentului și înregistrarea lor la destinatar. Astfel, avizul asigură corectitudinea și trasabilitatea întregului proces logistic.
